辦公廳（室）每天都會收到各類公文，數(shù)量大、情況多，所涉事項有輕有重、有緩有急，如何高效率地處理，直接關(guān)系到辦公廳（室）能否發(fā)揮好參謀助手、運轉(zhuǎn)樞紐作用，牽涉到黨委、政府工作能否高效運轉(zhuǎn)。作為專門從事公文處理工作的人員，不得不高度重視、深入研究、細(xì)致對待。筆者認(rèn)為，做好公文處理工作，應(yīng)掌握好“穩(wěn)、熟、問、準(zhǔn)、快、巧”六字訣。

穩(wěn)，

即穩(wěn)重不慌亂

 

作為各類公文的總?cè)肟诤涂偝隹冢奶幚聿块T經(jīng)常會遇到重要文件、緊急文件、領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、部門上門找的文件等須要同時處理的情況，想要將這些文件有條不紊地處理好，一定要做到“穩(wěn)”。陣腳穩(wěn)住了，頭腦才能保持清醒，辦事思路才不會迷亂，才能理清頭緒，做到剝繭抽絲，將紛繁復(fù)雜的文件分出輕重緩急，適當(dāng)處理。一般來說，重要且緊急的文件應(yīng)該先辦，然后是緊急但不太重要的文件，接下來是重要的文件，最后是一般常規(guī)性文件。在處理這些文件的同時要注意對交辦工作的領(lǐng)導(dǎo)和部門工作同志作出必要的解釋和情況反饋，避免產(chǎn)生誤會。

 

 

熟，

即熟練不生疏

 

對黨委、政府的工作規(guī)則、領(lǐng)導(dǎo)工作分工及閱文習(xí)慣、各部門的職能、公文受理范圍及辦理程序等都要了然于胸，這是正確處理公文的基礎(chǔ)。收到公文后，首先判斷是否在收文范圍內(nèi)，對范圍之外的要及時與發(fā)文單位對接、退文。其次判斷須要不須要進入公文處理程序，對社會性的培訓(xùn)邀請函之類，一般不得作為正式公文處理。再次判斷應(yīng)該采取何種處理方式，有的來文只需領(lǐng)導(dǎo)知曉的，應(yīng)該按閱件的程序處理；有的來文需要執(zhí)行或定奪的，應(yīng)該按辦件的程序處理。最后判斷文件應(yīng)該給誰看、給誰辦，怎么給、怎么轉(zhuǎn)，避免因為誤判而返工。

 

 

問，

即詢問多請教

 

現(xiàn)在經(jīng)濟社會快速發(fā)展，新生事物多、領(lǐng)導(dǎo)新的要求多，作為服務(wù)部門的工作人員，不管你業(yè)務(wù)多精湛，都有力所不逮的時候。只有不斷加強學(xué)習(xí)，才能跟上形勢發(fā)展需要，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供更好的服務(wù)。作為處室負(fù)責(zé)人，要向下屬多詢問了解情況，因為沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，只有全面掌握情況后，才能作出正確的決定。否則，夸夸其談地亂說一頓，既指導(dǎo)不了工作也損害了自身形象。“領(lǐng)導(dǎo)的要義，一是了解情況，二是掌握政策”說的就是這個道理。作為工作人員，要向領(lǐng)導(dǎo)和其他同事多請教經(jīng)驗做法。因為機關(guān)工作的一大特點就是路徑依賴比較突出，對于有些文件的處理，可能很多年以來已經(jīng)形成了相對固定的模式，如果輕易改變反而對工作不利。當(dāng)然，做好傳承的同時我們還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)新知識，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的新要求，對既有程序和做法進行大膽創(chuàng)新。

 

 

準(zhǔn)，

即準(zhǔn)確無差錯

 

準(zhǔn)確是對公文處理工作的質(zhì)量要求，是公文處理工作的生命，也是履行好辦公廳（室）“三服務(wù)”職能的基本要求。一份會議通知，如果把時間、地點或其他要素搞錯了，會給工作造成很大被動，對本部門造成惡劣影響；一份密件，如果發(fā)送范圍搞錯了，會造成政策傳達(dá)不到位甚至泄露國家秘密，給黨和國家造成損失；一份請示，如果沒有把好關(guān)或者把呈報領(lǐng)導(dǎo)搞錯了，會耽誤工作的推進甚至給領(lǐng)導(dǎo)之間造成誤會。鑒于此，公文處理部門可以以“精細(xì)化、零差錯、創(chuàng)一流”為工作標(biāo)準(zhǔn)，力求為領(lǐng)導(dǎo)提供精準(zhǔn)服務(wù)。

 

 

快，

即迅速不拖拉

 

公文處理部門一般來說是辦公廳（室）公文入口的第一環(huán)和出口的最后一環(huán)，起著承上啟下的樞紐作用，工作可謂是牽一發(fā)而動全身。作為第一環(huán)，如果處理慢了會直接影響后續(xù)環(huán)節(jié)的辦理，使平件變成“急件”；作為最后一環(huán)，如果拖拉，會造成公文擁堵，長時間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，工作應(yīng)該更加積極主動，杜絕懶、慢、拖的不良現(xiàn)象，牢固樹立“馬上就辦”的雷厲風(fēng)行作風(fēng)。比如，我們就提出了“文電迅達(dá)”的工作理念，并將之作為處室文化建設(shè)的重要組成部分，在實踐中不斷強化和升華。

 

 

巧，

即靈活不死板

 

公文處理工作是高度程序化甚至程式化的，具有紀(jì)律性和嚴(yán)肅性的特點，如果按照一人一個思路、一人一套標(biāo)準(zhǔn)去處理公文，就會導(dǎo)致政令不統(tǒng)一。當(dāng)然，堅持原則性并不排斥靈活性。因為程序是死的，情況是活的，而人則是掌握程序和情況的統(tǒng)一體。所以要用好用足程序適應(yīng)新情況，又不能以不變的程序來應(yīng)對千變?nèi)f化的新情況。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)工作特別忙，文件就不能放在他的辦公室里等他閱批，而應(yīng)該主動掌握領(lǐng)導(dǎo)活動規(guī)律，抓住領(lǐng)導(dǎo)開會的間隙或下班后離開單位前的空閑時間找領(lǐng)導(dǎo)簽文件。

 

 

 

（文章摘自《秘書工作》雜志2017年第1期。原題目：《公文處理六字訣》；作者：葉建軍）