在我們的日常工作中經(jīng)常會(huì)遇到組織大型的會(huì)議活動(dòng)，對(duì)于很多職場(chǎng)新人來(lái)說(shuō)這是一項(xiàng)非常繁瑣而復(fù)雜的工作。目前掌握會(huì)議管理知識(shí)、提升會(huì)議效率已成為一項(xiàng)必備的技能。

思響哥今日就為您送上大型活動(dòng)組織工作流程，一起來(lái)看看~

 

 

一、會(huì)場(chǎng)布置流程

（一） 外場(chǎng)

A

橫幅

 

落實(shí)標(biāo)語(yǔ)或橫幅內(nèi)容及尺寸、數(shù)量、類別；

刻字，制作條幅；

懸掛橫幅。

B

氣球

 

落實(shí)氣球的數(shù)量，明確大小，購(gòu)買氣球；

刻字，制作條幅；

 懸掛氣球及條幅。

C

花籃

 

落實(shí)數(shù)量，明確大小，購(gòu)買花籃；

擬定標(biāo)語(yǔ)；

擺放花籃及懸掛標(biāo)語(yǔ)。

D

地毯

 

落實(shí)地毯尺寸，購(gòu)買地毯；

擺放到位；

效果維護(hù)。

（二）內(nèi)場(chǎng)

A

會(huì)標(biāo)

 

擬定文字，落實(shí)標(biāo)語(yǔ)內(nèi)容及尺寸、數(shù)量；

刻字，制作條幅；

懸掛橫幅。

B

鮮花

 

落實(shí)鮮花數(shù)量、類別；

聯(lián)系租借；

 擺放到位。

C

音響燈光

 

調(diào)試話筒、燈光效果；

調(diào)試各階段音樂(lè)效果；

準(zhǔn)備備用音響設(shè)備。

D

座位/桌牌

 

落實(shí)參會(huì)人員數(shù)量；

桌椅、桌牌擺放整齊；

制作座位圖。

 

 

 

 

  二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程

（一） 成立機(jī)構(gòu)明確責(zé)任

A

建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)

B

建立工作機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)分工

（二） 邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)

確定會(huì)議/活動(dòng)名稱、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、要求等事宜

確定邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單

印制請(qǐng)柬、車證

繪制路線圖

擬定領(lǐng)導(dǎo)講話/發(fā)言稿

發(fā)放邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)信函，保留聯(lián)系單位、聯(lián)系人、以備查詢

裝袋：請(qǐng)柬、議程、車證、路線圖、擬請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單、領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿

確定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)桌牌

分類、分頁(yè)打印到會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單

（三） 聘請(qǐng)禮儀服務(wù)人員

明確對(duì)禮儀生的要求、數(shù)量

電話、實(shí)地聯(lián)系，確定聯(lián)系人

會(huì)議/活動(dòng)前實(shí)地演習(xí)，明確崗位分工（門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺(tái)服務(wù)、發(fā)獎(jiǎng)引導(dǎo)、迎送服務(wù)）

聯(lián)系、確定禮儀服裝

確定禮儀酬勞

（四）  實(shí)地勘察會(huì)議/活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)

確定貴賓室及賓客行走路線

安排接待崗位及人員

落實(shí)貴賓室飲水用具

落實(shí)簽到用具

貴賓室內(nèi)碼放會(huì)議材料

（五） 座簽

確定參會(huì)人員數(shù)量，購(gòu)置座簽

打印人名

按順序碼放（單中心、雙中心）

收存留用

（六） 簽到簿、筆

制作/購(gòu)置簽到簿、簽到筆

確定專人現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)指引簽到

收存

（七） 現(xiàn)場(chǎng)接待

確定專人會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)迎接領(lǐng)導(dǎo)入貴賓室

在貴賓室安排領(lǐng)導(dǎo)休息候會(huì)

（八）選送禮品

確定數(shù)量，購(gòu)置禮品

將禮品碼放適宜位置

（九） 引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)

發(fā)送禮品（直接在簽到處分發(fā)、在貴賓室分發(fā)）

 

確定會(huì)議開(kāi)始----聽(tīng)主辦方主要負(fù)責(zé)人安排

確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席，觀看演出/會(huì)前錄像

確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到主席臺(tái)就座

確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放獎(jiǎng)?wù)?獎(jiǎng)杯/獎(jiǎng)狀/獎(jiǎng)牌/證書

再次引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)

確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)與演員/工作人員合影

（十） 送別領(lǐng)導(dǎo)

安排車輛提前到崗

直接將領(lǐng)導(dǎo)送到車上，交待行使路線

活動(dòng)后與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系交辦、指示及其他需落實(shí)事宜

 

 

三、材料準(zhǔn)備流程

（一） 確定會(huì)議文件材料內(nèi)容

 

擬定會(huì)議議程

確定發(fā)放的文件

（二）撰寫會(huì)議文件材料

 

明確寫作人員

 

召開(kāi)專題會(huì)議，明確寫作指導(dǎo)思想，思路，確定框架

集中寫作

召開(kāi)專題會(huì)議，修改稿件

修改、定稿

（三） 印制會(huì)議文件材料

 

整理確定會(huì)議文件材料

 

確定人員制定參會(huì)證

 

檢查對(duì)版，印刷、裝訂會(huì)議文件材料

材料裝袋

運(yùn)送文件材料到會(huì)議/活動(dòng)指定地點(diǎn)

（四） 分放文件材料

 

貴賓室擺放，二次檢查對(duì)版

擺放主席臺(tái)，二次檢查對(duì)版

發(fā)放參會(huì)人員

收集、運(yùn)送剩余文件材料

收存剩余文件材料

 

 

四、新聞宣傳流程

 

 

 

（一） 新聞宣傳

 

策劃：拿出宣傳意向，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定范圍、定主題、定方向

形成新聞稿：提供相關(guān)材料、形成新聞稿件

邀請(qǐng)媒體：聯(lián)系、落實(shí)人員、制簽到表

落實(shí)宣傳效果

（二） 信息報(bào)送

 

撰寫信息：結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)講話，會(huì)議內(nèi)容、效果編寫信息

信息報(bào)送：向主管部門報(bào)送

（三） 攝影照相留資料

A

攝影

邀請(qǐng)專人或通知新聞中心

落實(shí)設(shè)備、準(zhǔn)備磁帶

落實(shí)攝影機(jī)位

編輯整理歸檔

B

照相

聯(lián)系專人或通知新聞中心

備好設(shè)備、相機(jī)、膠卷、電池

 整理歸檔

C

錄音

 

落實(shí)專人負(fù)責(zé)

準(zhǔn)備錄音筆等設(shè)備

整理文字、歸檔

 

 

 

 

  五、后勤保障流程

（一） 落實(shí)場(chǎng)地

 

聯(lián)系、落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地

落實(shí)場(chǎng)地聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式

明確會(huì)議始、終時(shí)間

明確參會(huì)人數(shù)，合理擺放桌椅

明確貴賓級(jí)別、人數(shù)、確定貴賓室

確保各場(chǎng)地衛(wèi)生

（二） 用水

A

參會(huì)人員用水

落實(shí)參會(huì)人數(shù)

確定擺放地點(diǎn)、擺放形式

購(gòu)買杯墊、毛巾等

購(gòu)買、落實(shí)礦泉水

購(gòu)買茶葉，保證開(kāi)水供應(yīng)

B

貴賓室領(lǐng)導(dǎo)用水

落實(shí)人數(shù)

確定擺放人員、擺放地點(diǎn)、擺放形式

 保證開(kāi)水?dāng)?shù)量、質(zhì)量

 購(gòu)買、落實(shí)礦泉水

 購(gòu)買、擺放茶葉

 購(gòu)買、擺放茶杯

 面巾紙（干、濕）

 會(huì)后清點(diǎn)

（三） 用餐

A

食堂用餐或自助餐

統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)

印制餐票

確定發(fā)放形式

指派發(fā)放人

發(fā)放餐票

B

飯店用餐

確定餐標(biāo)

根據(jù)會(huì)議規(guī)模級(jí)別指定菜譜

請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜

根據(jù)最終結(jié)果落實(shí)餐標(biāo)

落實(shí)用餐時(shí)間

安排用餐座次

安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌

安排少數(shù)民族（回族）餐桌

（四） 住宿

 

確定人數(shù)，分配房間

安排車輛、去往住宿地點(diǎn)

確定并公布工作人員房間

發(fā)放鑰匙

回收鑰匙

（五） 娛樂(lè)活動(dòng)

 

確定活動(dòng)形式、活動(dòng)內(nèi)容、內(nèi)容時(shí)間

指派具體負(fù)責(zé)人

明確各項(xiàng)活動(dòng)參加人數(shù)

落實(shí)活動(dòng)場(chǎng)所、地點(diǎn)

發(fā)放活動(dòng)門票

（六） 落實(shí)會(huì)議用車

 

落實(shí)用車數(shù)量

明確發(fā)車時(shí)間

明確發(fā)車地點(diǎn)及路線

指派每輛車負(fù)責(zé)人

安排人員乘車

 

 

 

六、安全保衛(wèi)流程

（一） 安全警衛(wèi)

 

設(shè)置路障和警戒帶

準(zhǔn)備對(duì)講機(jī)、喊話筒等

進(jìn)行安全檢查、消除隱患

（二） 治安秩序

 

引導(dǎo)觀眾入場(chǎng)

維護(hù)活動(dòng)或會(huì)議秩序

活動(dòng)開(kāi)始后，在各門備勤

（三） 環(huán)境秩序

 

檢查照明、音響等設(shè)施設(shè)備

保證出入口通暢，緊急情況下組織人員疏散

（四）交通管制

 

對(duì)活動(dòng)場(chǎng)所周邊交通管制，預(yù)留車位

根據(jù)不同人員類別，引導(dǎo)車輛停放