在我們的日常工作中經常會遇到組織大型的會議活動，對于很多職場新人來說這是一項非常繁瑣而復雜的工作。目前掌握會議管理知識、提升會議效率已成為一項必備的技能。

思響哥今日就為您送上大型活動組織工作流程，一起來看看~

 

 

一、會場布置流程

（一） 外場

A

橫幅

 

落實標語或橫幅內容及尺寸、數量、類別；

刻字，制作條幅；

懸掛橫幅。

B

氣球

 

落實氣球的數量，明確大小，購買氣球；

刻字，制作條幅；

 懸掛氣球及條幅。

C

花籃

 

落實數量，明確大小，購買花籃；

擬定標語；

擺放花籃及懸掛標語。

D

地毯

 

落實地毯尺寸，購買地毯；

擺放到位；

效果維護。

（二）內場

A

會標

 

擬定文字，落實標語內容及尺寸、數量；

刻字，制作條幅；

懸掛橫幅。

B

鮮花

 

落實鮮花數量、類別；

聯系租借；

 擺放到位。

C

音響燈光

 

調試話筒、燈光效果；

調試各階段音樂效果；

準備備用音響設備。

D

座位/桌牌

 

落實參會人員數量；

桌椅、桌牌擺放整齊；

制作座位圖。

 

 

 

 

  二、領導接待流程

（一） 成立機構明確責任

A

建立領導機構、明確職責

B

建立工作機構、明確職責分工

（二） 邀請領導

確定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜

確定邀請領導名單

印制請柬、車證

繪制路線圖

擬定領導講話/發言稿

發放邀請領導信函，保留聯系單位、聯系人、以備查詢

裝袋：請柬、議程、車證、路線圖、擬請領導名單、領導講話代擬稿

確定參會領導名單、調整領導桌牌

分類、分頁打印到會領導名單

（三） 聘請禮儀服務人員

明確對禮儀生的要求、數量

電話、實地聯系，確定聯系人

會議/活動前實地演習，明確崗位分工（門崗、廊崗、貴賓室服務、貴賓室簽到、主席臺服務、發獎引導、迎送服務）

聯系、確定禮儀服裝

確定禮儀酬勞

（四）  實地勘察會議/活動現場

確定貴賓室及賓客行走路線

安排接待崗位及人員

落實貴賓室飲水用具

落實簽到用具

貴賓室內碼放會議材料

（五） 座簽

確定參會人員數量，購置座簽

打印人名

按順序碼放（單中心、雙中心）

收存留用

（六） 簽到簿、筆

制作/購置簽到簿、簽到筆

確定專人現場負責指引簽到

收存

（七） 現場接待

確定專人會議現場迎接領導入貴賓室

在貴賓室安排領導休息候會

（八）選送禮品

確定數量，購置禮品

將禮品碼放適宜位置

（九） 引領領導入場

發送禮品（直接在簽到處分發、在貴賓室分發）

 

確定會議開始----聽主辦方主要負責人安排

確定專人引領領導進入會場坐席，觀看演出/會前錄像

確定專人引領領導到主席臺就座

確定專人引領領導發放獎章/獎杯/獎狀/獎牌/證書

再次引領領導進入會場

確定專人引領領導與演員/工作人員合影

（十） 送別領導

安排車輛提前到崗

直接將領導送到車上，交待行使路線

活動后與領導聯系交辦、指示及其他需落實事宜

 

 

三、材料準備流程

（一） 確定會議文件材料內容

 

擬定會議議程

確定發放的文件

（二）撰寫會議文件材料

 

明確寫作人員

 

召開專題會議，明確寫作指導思想，思路，確定框架

集中寫作

召開專題會議，修改稿件

修改、定稿

（三） 印制會議文件材料

 

整理確定會議文件材料

 

確定人員制定參會證

 

檢查對版，印刷、裝訂會議文件材料

材料裝袋

運送文件材料到會議/活動指定地點

（四） 分放文件材料

 

貴賓室擺放，二次檢查對版

擺放主席臺，二次檢查對版

發放參會人員

收集、運送剩余文件材料

收存剩余文件材料

 

 

四、新聞宣傳流程

 

 

 

（一） 新聞宣傳

 

策劃：拿出宣傳意向，請領導定范圍、定主題、定方向

形成新聞稿：提供相關材料、形成新聞稿件

邀請媒體：聯系、落實人員、制簽到表

落實宣傳效果

（二） 信息報送

 

撰寫信息：結合領導講話，會議內容、效果編寫信息

信息報送：向主管部門報送

（三） 攝影照相留資料

A

攝影

邀請專人或通知新聞中心

落實設備、準備磁帶

落實攝影機位

編輯整理歸檔

B

照相

聯系專人或通知新聞中心

備好設備、相機、膠卷、電池

 整理歸檔

C

錄音

 

落實專人負責

準備錄音筆等設備

整理文字、歸檔

 

 

 

 

  五、后勤保障流程

（一） 落實場地

 

聯系、落實會議場地

落實場地聯系人的聯絡方式

明確會議始、終時間

明確參會人數，合理擺放桌椅

明確貴賓級別、人數、確定貴賓室

確保各場地衛生

（二） 用水

A

參會人員用水

落實參會人數

確定擺放地點、擺放形式

購買杯墊、毛巾等

購買、落實礦泉水

購買茶葉，保證開水供應

B

貴賓室領導用水

落實人數

確定擺放人員、擺放地點、擺放形式

 保證開水數量、質量

 購買、落實礦泉水

 購買、擺放茶葉

 購買、擺放茶杯

 面巾紙（干、濕）

 會后清點

（三） 用餐

A

食堂用餐或自助餐

統計用餐人數

印制餐票

確定發放形式

指派發放人

發放餐票

B

飯店用餐

確定餐標

根據會議規模級別指定菜譜

請示領導調整菜譜

根據最終結果落實餐標

落實用餐時間

安排用餐座次

安排領導餐桌

安排少數民族（回族）餐桌

（四） 住宿

 

確定人數，分配房間

安排車輛、去往住宿地點

確定并公布工作人員房間

發放鑰匙

回收鑰匙

（五） 娛樂活動

 

確定活動形式、活動內容、內容時間

指派具體負責人

明確各項活動參加人數

落實活動場所、地點

發放活動門票

（六） 落實會議用車

 

落實用車數量

明確發車時間

明確發車地點及路線

指派每輛車負責人

安排人員乘車

 

 

 

六、安全保衛流程

（一） 安全警衛

 

設置路障和警戒帶

準備對講機、喊話筒等

進行安全檢查、消除隱患

（二） 治安秩序

 

引導觀眾入場

維護活動或會議秩序

活動開始后，在各門備勤

（三） 環境秩序

 

檢查照明、音響等設施設備

保證出入口通暢，緊急情況下組織人員疏散

（四）交通管制

 

對活動場所周邊交通管制，預留車位

根據不同人員類別，引導車輛停放