我國歷史上形成了許多行之有效的文書工作制度，有的制度一直沿用至今。

 

文書正副本制度

 

重要公文須建立副本，這一制度自西周時即已形成。王命文書頒發之后，正本交受命者，副本交由內史保存。中央各官署的文件，一份在原官署存檔，一份上納王室“天府”文件庫保存。地方官署的重要文書也是一式兩份，一份自行保存，另一份送交所屬諸州史收存。

 

文書正副本制度，既是文書工作的一項重要制度，也是檔案工作的一項重要制度，為現行公文的執行和歷史文件的保存提供了保證。

 

公文主官簽發制度（判署簽押制度）

 

公文須由主官簽名或畫押后才能生效，現代文書學稱之為“簽發”，古代稱之為“判署簽押”。這一制度由文書制作者（史官）簽名逐步發展而形成。

 

戰國時期，齊國國相田嬰首先在契券文書上簽名，稱為“押券”，各官署仿行之，在官文書（限于縑帛書寫的公文，簡牘文書則多用封泥）上押署。經過秦漢的發展，到三國時公文簽押制度已正式形成。東晉以后正式以紙書寫公文，在紙上便于押署，公文押署制度即被朝廷定制下來。

 

請示類公文一文一事制度

 

一文一事，即一件公文只陳述一件事，不同的事不得混雜在一件公文中。這種做法大約始于魏晉南北朝時期，通用于唐代，而見諸典籍記載的成文制度則是在宋代。南宋《慶元條法事類·卷十六·文書門》規定：“諫奏公事，皆直述事狀，若名件不同，應分送所屬，而非一宗事者，不得同為一狀。”這是目前所能見到的關于一文一事制度的最早記錄。

 

請示類公文實行一文一事制度，符合文書工作的發展規律，因為它能突出公文內容主旨，加快行文速度，提高公文處理的效率，也便于公文的管理、查詢和文書檔案的保管，所以一直沿用至今。

 

“引黃”“貼黃”制度

 

“貼黃”一詞源于唐代，唐代敕書用黃紙書寫，如需作局部改動，就用黃紙貼上改寫，稱為“貼黃”。到了宋代，“貼黃”的概念有所變化：凡上行文書寫完后如有重要補充說明，可另外寫于黃紙上貼于正文后，稱為“貼黃”。

 

宋代規定，凡送呈朝廷的章奏文書，須將內容要點、呈遞日月寫于黃紙上，貼于封皮或文首，稱為“引黃”。“引黃”是公文摘由的開始，它能使受理公文者一目了然地看到公文的主要內容，從而提高了公文處理的效率。

 

明清兩代，“貼黃”一詞的意義又有變化。崇禎即位之初，批閱章奏時深感文字之冗繁，便命內閣制作“貼黃”式樣，令進本官員自己將疏奏用百字左右進行摘要，貼附于文尾，以便皇帝閱覽。此種“貼黃”，實際上是宋代“引黃”制的發展。

 

用現代文書學的觀點看，宋代的“引黃”和明清的“貼黃”，實際上就是公文摘由制度。現代制作篇幅較長的公文也附內容摘要（或摘由），就是對古代文書“貼黃”“引黃”制度的繼承和發展。

 

公文收發、辦理的登記制度

 

發出公文或收到公文要進行詳細登記，這一制度在秦代之前就已經初見端倪。傳送或收到文書，必須登記發文或收文的月日朝夕，以便及時回復。

 

到了宋代，公文登記制度有了進一步發展：公文收發不僅要登記，而且重要的涉及機密的公文還要裝入封皮折角密封，并逐一編號。編號的目的是為了更嚴格地登記，有利于加強登記人員的責任心，并便于根據登記來承辦和催辦。

 

元代對公文處理的程序是：收到公文后先登記，注明日期，然后發放給有關部門辦理，承辦人員要簽字接案，處理完畢后歸檔。元代還建立了“朱銷文簿”，即將應辦公文逐一登記，辦完結案后再依次勾銷，并簡要注明辦理情況。

 

清代衙署對公文已經實行分類登記，根據公文的發文衙署和公文性質，實行分簿登記，這是文書工作走向成熟的標志。

 

公文票擬（擬辦）制度

 

票擬，即由秘書部門首先對題奏文書進行閱讀，并在一張專用紙簽上擬出初步處理意見，然后再轉呈皇帝定奪，這種做法類似于今天由辦公室主任在公文處理單上寫上“擬辦意見”。票擬制形成于明代宣德年間，當時內閣職能日顯重要，“凡中外奏章，許用小票墨書貼各疏面以進，謂之條旨”。即閣臣將匯集于內閣的各種奏章預先列出處置意見，貼于章奏上進呈皇帝裁決。

 

票擬本來只是自然形成的題奏處理程序，明英宗登基時，因為只有9歲而由太后執政，太后怕擔擅權之名，就命令內閣對所有題奏本章先提出初步意見，再連同原來的題奏送太后定奪。從此票擬就成為一項公文處理的制度。票擬制度有利于發揮秘書部門的參謀作用，是秘書工作的一大進步。這一制度后被清代承襲，是現代公文“擬辦”程序的發端。

 

文書行文避諱制度

 

文書行文避諱制度始于秦始皇。他規定所有的書面文字或口頭語言中，均不得寫出或說出他的名字。秦始皇姓嬴名政，古代“政”通“正”，他稱帝以后，便規定任何場合不準用“正”字，凡需要表達“正”的意思時，一律用“端”字代替，如“正月”要改為“端月”。

 

文書行文避諱制度為我國歷代襲用，唐朝以后還以法律的形式加以明確規定。《唐律疏義·職制》第115條規定：“諸上書若奏事，誤犯家廟諱者，杖八十；口誤及余文書誤犯者，笞五十。”唐太宗名叫李世民，文書中就要諱“民”字，而“民”是一個常用字，凡行文中用“民”字者一律以“人”字代之，否則就要治罪。宋代規定需避諱的字竟達50個之多，如為了避宋太祖趙匡胤名字之諱，將“匡”字改成正、輔、規、糾、光、康、王等字，全國吏民如有姓匡者，一律改姓為“王”。

 

除了以上幾種文書處理制度外，尚有公文保密制度、公文用印制度、辦文時限制度和催辦制度、元代的“照刷、磨勘”制度、公文傳遞制度等，關系到保密、督查、機要交通工作等。

 

 

（文章摘自《秘書工作》雜志；作者：楊樹森）

 

編輯：劉 健  制作：吳 昊

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注：本文來源為《秘書工作》雜志及微信號“秘書工作”（mishugongzuo），任何媒介轉載均須注明來源，否則追究法律責任。 

 

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